Biznes prosesləri müəyyən malın və ya xidmətin yaradılmasına yönəldilmiş qarşılıqlı əlaqəli tədbirlər məcmusudur. Bu tədbirlər həm bilavasitə şirkətin işçiləri tərəfindən əllə, həm də kompüter texnologiyaları sayəsində avtomatik şəkildə həyata keçirilə bilər.
Öz fəaliyyətinin effektivliyinin artırılmasına və inkişafa nail olmağa çalışan hər bir şirkət strateji məqsədlərə çatmaq üçün, xüsusilə, əmək tələb edən biznes proseslərinin avtomatlaşdırması və optimallaşdırılması zərurətini dərk edir.
Həmçinin, rəqəmsal transformasiya kimi tanınan biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması mürəkkəb biznes proseslərini avtomatlaşdırmağa imkan verir. Avtomatlaşdırma dedikdə, insan olmadan texnoloji prosesləri idarə etməyə imkan verən, bununla da, insan amilinin xətaya yol verməsi riskini azaldan, habelə, müəyyən tapşırığın yerinə yetirilməsi prosesini sürətləndirən sistemin həyata keçirilməsi nəzərdə tutulur. Bu günkü günümüzdə müəssisənin bu cür idarə edilmə sistemi inkişaf etmiş dövlətlərdə əsas biznes idarə edilməsi alətidir.
Proseslərin avtomatlaşdırılması iki əsas tapşırıq növünü yerinə yetirir: informasiyanın mərkəzləşdirilməsi, bilavasitə biznes proseslərinin və verilənlərin əllə daxil edilməsinin avtomatlaşdırılması. Bu sistem aşağıdakılar üçün nəzərdə tutulub:
- proseslərin məhsuldarlığını aşağı salan maneələrin aradan qaldırılması;
- razılaşdırılmamış və artıq proseslərin aradan qaldırılması;
- verilənlər daxil edilərkən insan amilinin mənfi təsirinin minimuma endirilməsi;
- etibarlı müdafiənin təmin edilməsi yolu ilə verilənlərin itirilməsi riskinin azaldılması;
- işçilərin əməyinin idarə edilməsi şəffaflığının və məhsuldarlığının artırılması;
- daim təkrarlanan sıxıcı əməliyyatları əl ilə yerinə yetirməkdən qurtulmaq;
- informasiyanın ötürülmə və emal sürətini artırmaq;
- bütün müəssisə və ayrı-ayrı bölmələri üçün vahid informasiya məkanını formalaşdırmaq.
Şirkətin əsas biznes proseslərini avtomatlaşdırarkən hər hansısa əməkdaşın iş yerində olub-olmamasından asılı olmayaraq, şirkət daxilində baş verənlər haqda sizə lazım olan məlumatı ala bilərsiniz.
Siz hər zaman sizin şirkətinizin nə qədər və nədə qazandığından, nə qədər və hara xərclədiyindən, borclarınızdan və sizə borclu olanlardan hər zaman xəbəriniz olacaq, planlaşdırdığınız mövcud olan göstəriciləri digərləri ilə müqayisə edə biləcəksiniz.
Bundan əlavə sistem işçilərinizin etməməli olduqlarını etməmək, görməli olmadıqlarını isə görməməyə imkan verir. Bu alətdən istifadə edərkən siz intuisiyaya deyil, faktlara əsaslanaraq qərar qəbul edə biləcəksiniz. Bu sistemlə siz habelə işçilərinizi qızğın iş görüntüsü yaratdıqlarına görə deyil, rəqəmlərə görə qiymətləndirə bilərsiniz.
Biznesinizin tələbatlarına uyğun olaraq, siz, həmçinin, işlədiyiniz sahəyə uyğun olaraq, şirkətinizə uyğun gələcək və konkret məqsədlərə, habelə, arzuolunan nəticəyə nail olmağa kömək edəcək avtomatlaşdırma dərəcəsini müəyyən edə biləcəksiniz. Lakin hansı biznes proseslərinin avtomatlaşdırmaya ehtiyacı olduğunu necə başa düşmək olar?
Şirkət böyüdükcə və inkişaf etdikcə, onun fəaliyyətindəki proseslərin sayı artır və müxtəlif funksiyaların, tapşırıqların sayı da müvafiq olaraq çoxalır. Proseslərin dəqiq sistemləşdirilməsi olmadıqda, avtomatlaşdırılması zəruri olan proseslərin eyniləşdirilməsi tapşırığı çətinləşir.
Əvvəlcə, gündəlik tapşırığın yerinə yetirilməsi üçün lazım olan insan kapitalının yatırılmasını daha çox tələb edən funksiyanı müəyyən etmək lazımdır. Daha sonra ixtisaslaşdırılmış təcrübəli mütəxəssisin köməyi ilə biznesə zərər vurmadan, arzuolunan effekti verəcək proseslərdəki kritik yerləri müəyyən etmək lazımdır. Həmin mütəxəssis, müəyyən funksiyanın texnoloji auditinin verilənləri ilə işləyərək gələcək avtomatlaşdırma üçün tədbirlər planını tərtib edə biləcək.
Hansı biznes prosesinin avtomatlaşdırılmasının daha çox müsbət effekt verəcəyini müəyyən etmək üçün, biznes prosesinin avtomatlaşdırılması potensialını qiymətləndirmək və bu zaman aşağıdakı amilləri nəzərə almaq lazımdır:
- Proses əsas prosesdir (müntəzəm tezliklə təkrar olunur);
- Proses dəqiqliklə qurulub, tədbirlərin ardıcıllığı aydındır;
- Proses kifayət qədər insan resursları tələb edir (əllə yerinə yetirilir);
- Bu prosesin yerinə yetirilməsi əməkdaşların çox vaxt sərf etməsini tələb edir;
- Proses kifayət qədər verilənlərin işlənməsini tələb edir.
Biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması daha effektiv biznes yaratmağa imkan verir, bununla da şirkətə bazarda rəqabət üstünlüyü bəxş edir. Şirkətin effektivliyi strateji məqsədlərə çatmaq baxımından əhəmiyyət kəsb edir, lakin eyni zamanda bütün proseslərin üstünə düşmək lazım deyil. Avtomatlaşdırmadan maksimum fayda əldə etmək üçün, əvvəlcə gəlir gətirən prosesləri eyniləşdirmək, habelə, avtomatlaşdırma proseslərinin tətbiq edilməsi ilə bağlı hər bir addımı diqqətlə planlaşdırmaq və analiz etmək lazımdır. Bunların hamısını Mercury ERP proqram təminatı vasitəsilə etmək mümkündür.
Belə ki, proqram vasitəsilə siz, layihələrin planlaşdırılması, tədarük strategiyasının hazırlanması, müştərilərin təhlili, tapşırıqların idarə edilməsi işçi heyətinin keyfiyyət göstəricilərinin və onlar üçün bonuslar hesablanılmasını həyata keçirə biləcəksiniz. Nəticədə, bu, şirkətinizə, əmək sərfiyyatı çox olan biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması sayəsində bazarda möhkəm mövqe tutmağa, bununla da rəqiblərinizdən bir addım öndə olmağa imkan verəcək.